Правильное оформление коммерческого предложения

Чтобы ваш потенциальный клиент стал постоянным, надо правильно оформить коммерческое предложение. Практика показывает, что от этого часто зависит лояльность клиентов в последующих переговорах. Вот несколько рекомендаций о том, как правильно оформить коммерческое предложение.

Используйте фирменный бланк

Поскольку речь идет о деловой переписке, то оформить коммерческое предложение лучше на фирменном бланке вашей компании. Для этого можно заранее разработать его шаблон и отпечатать типографским способом или на цветном принтере. Если вас просят отослать коммерческое предложение по факсу, используйте черно-белый вариант бланка, изображение будет передано более четко.

Фиксируйте исходящие данные

Хорошее впечатление на клиента произведет коммерческое предложение, в котором указан исходящий номер и дата регистрации. Это знак того, что документ имеет высокую значимость, и вы ждете такого же ответственного отношения к нему со стороны партнера.

Указание наименования, почтового адреса, телефона/факса клиента

В правом верхнем углу первой страницы следует указать эти данные. Во-первых, они больше персонифицируют адресата (бывают компании с одинаковыми названиями), во-вторых, во время вашего отсутствия вашим коллегам будет проще возобновить работу с данным клиентом.

Обращение к партнеру

Вы должны точно знать кто уполномочен вести переговоры по вашему предложению со стороны клиента. Обращение к этому человеку должно содержать наименование должности и полное имя и отчество. Не рекомендуется делать какие-либо сокращения. Если решение принимается коллегиально, можно выбрать нейтральное обращение «уважаемые господа».

Выражайте уважение

В коммерческом предложении можно блеснуть осведомленностью об успехах партнера, его предприимчивости и успешности. Только не перебарщивайте и не опускайтесь до банальной лести. Если в вашей переписке будут фигурировать одни и те же предложения, эффект может быть прямо противоположный.

Что послужило поводом для коммерческого предложения

Как правило, коммерческое предложение является следствием каких-то договоренностей. Сошлитесь на них.

Какие обстоятельства нынешнего положения клиента побудили вас подготовить это предложение

Проявите осведомленность в тех проблемах, которые сейчас тревожат клиента. Прочитав эту часть коммерческого предложения, он должен почувствовать, что имеет дело с экспертом. Ссылайтесь на его собственные слова, рассматривайте проблему с разных сторон. Эта часть может занимать до 2/3 общего объема текста.

Что вы можете предложить

Эта часть может быть оформлена в виде таблицы с вариантами предложений (обычно их не менее 2-х и не более 3-х). Здесь четкое описание содержания и количества предлагаемых товаров или услуг и их стоимость.

Наличие приложений

Все приложения должны быть пронумерованы, ссылки на них делаются в тексте предложения. Также в тексте предложения должны упоминаться названия приложений.

Сумма первоначального вложения

После того как цены на товары и услуги озвучены, нужно сориентировать клиента по сумме инвестиций на первоначальное вложение и год. Эти суммы подсчитываются и прописываются по всем вариантам.

Срок действия коммерческого предложения

Клиент должен понимать, что ваше предложение носит срочный характер. Для этого укажите точную дату, до которой цены и бонусы (если есть) действительны.

Конкурентные преимущества, рекомендации

Здесь вы указываете некоторые сведения о себе как партнере, которому можно доверять (гарантии, конкурентные преимущества). Упомяните, с кем вы уже сотрудничаете, приложите рекомендации.

Дальнейшие действия

Запланируйте дальнейшие действия и дату следующего контакта с клиентом, предложите ее в совещательном тоне.

Дата

Поставьте дату составления коммерческого предложения.

Подпись

Укажите как можно полнее свои контактные данные Ф. И.

О. , должность, телефон, факс, электронную почту.

Что еще нужно учесть, чтобы правильно оформить коммерческое предложение?

  1. страницы лучше пронумеровать и скрепить степлером или брошюровщиком (в зависимости от количества листов);
  2. для передачи его клиенту в печатном виде используйте папку, желательно с логотипом вашей компании;
  3. проверьте правильность написания имен и названий;
  4. проверьте общую грамотность программой по рецензированию текста;
  5. обязательно сохраняйте всю историю переписки с клиентом до покупки.

Если вы учтете эти простые рекомендации, ваши партнеры станут лучше понимать вас и быстрее примут ваши предложения.

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Facebook
Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники
Опубликовать в Яндекс

Отправить ответ

Оставьте первый комментарий!

Notify of
avatar
wpDiscuz