Чтобы ваш потенциальный клиент стал постоянным, надо правильно оформить коммерческое предложение. Практика показывает, что от этого часто зависит лояльность клиентов в последующих переговорах. Вот несколько рекомендаций о том, как правильно оформить коммерческое предложение.
Используйте фирменный бланк
Поскольку речь идет о деловой переписке, то оформить коммерческое предложение лучше на фирменном бланке вашей компании. Для этого можно заранее разработать его шаблон и отпечатать типографским способом или на цветном принтере. Если вас просят отослать коммерческое предложение по факсу, используйте черно-белый вариант бланка, изображение будет передано более четко.
Фиксируйте исходящие данные
Хорошее впечатление на клиента произведет коммерческое предложение, в котором указан исходящий номер и дата регистрации. Это знак того, что документ имеет высокую значимость, и вы ждете такого же ответственного отношения к нему со стороны партнера.
Указание наименования, почтового адреса, телефона/факса клиента
В правом верхнем углу первой страницы следует указать эти данные. Во-первых, они больше персонифицируют адресата (бывают компании с одинаковыми названиями), во-вторых, во время вашего отсутствия вашим коллегам будет проще возобновить работу с данным клиентом.
Обращение к партнеру
Вы должны точно знать кто уполномочен вести переговоры по вашему предложению со стороны клиента. Обращение к этому человеку должно содержать наименование должности и полное имя и отчество. Не рекомендуется делать какие-либо сокращения. Если решение принимается коллегиально, можно выбрать нейтральное обращение «уважаемые господа».
Выражайте уважение
В коммерческом предложении можно блеснуть осведомленностью об успехах партнера, его предприимчивости и успешности. Только не перебарщивайте и не опускайтесь до банальной лести. Если в вашей переписке будут фигурировать одни и те же предложения, эффект может быть прямо противоположный.
Что послужило поводом для коммерческого предложения
Как правило, коммерческое предложение является следствием каких-то договоренностей. Сошлитесь на них.
Какие обстоятельства нынешнего положения клиента побудили вас подготовить это предложение
Проявите осведомленность в тех проблемах, которые сейчас тревожат клиента. Прочитав эту часть коммерческого предложения, он должен почувствовать, что имеет дело с экспертом. Ссылайтесь на его собственные слова, рассматривайте проблему с разных сторон. Эта часть может занимать до 2/3 общего объема текста.
Что вы можете предложить
Эта часть может быть оформлена в виде таблицы с вариантами предложений (обычно их не менее 2-х и не более 3-х). Здесь четкое описание содержания и количества предлагаемых товаров или услуг и их стоимость.
Наличие приложений
Все приложения должны быть пронумерованы, ссылки на них делаются в тексте предложения. Также в тексте предложения должны упоминаться названия приложений.
Сумма первоначального вложения
После того как цены на товары и услуги озвучены, нужно сориентировать клиента по сумме инвестиций на первоначальное вложение и год. Эти суммы подсчитываются и прописываются по всем вариантам.
Срок действия коммерческого предложения
Клиент должен понимать, что ваше предложение носит срочный характер. Для этого укажите точную дату, до которой цены и бонусы (если есть) действительны.
Конкурентные преимущества, рекомендации
Здесь вы указываете некоторые сведения о себе как партнере, которому можно доверять (гарантии, конкурентные преимущества). Упомяните, с кем вы уже сотрудничаете, приложите рекомендации.
Дальнейшие действия
Запланируйте дальнейшие действия и дату следующего контакта с клиентом, предложите ее в совещательном тоне.
Дата
Поставьте дату составления коммерческого предложения.
Подпись
Укажите как можно полнее свои контактные данные Ф. И.
О. , должность, телефон, факс, электронную почту.
Что еще нужно учесть, чтобы правильно оформить коммерческое предложение?
- страницы лучше пронумеровать и скрепить степлером или брошюровщиком (в зависимости от количества листов);
- для передачи его клиенту в печатном виде используйте папку, желательно с логотипом вашей компании;
- проверьте правильность написания имен и названий;
- проверьте общую грамотность программой по рецензированию текста;
- обязательно сохраняйте всю историю переписки с клиентом до покупки.
Если вы учтете эти простые рекомендации, ваши партнеры станут лучше понимать вас и быстрее примут ваши предложения.
Отправить ответ
Оставьте первый комментарий!