Оптимизация расходов на командировки

В работе каждой организации, так или иначе связанной с продажами товаров либо услуг, возникают ситуации, когда необходима личная встреча с контрагентами. Чем сильнее развивается фирма, тем больший удельный вес в общей структуре расходов занимают расходы, связанные с командировками сотрудников. Учитывая тот факт, что в соответствии с действующим законодательством только часть расходов, связанных с командировками, может быть включена в себестоимость, нередко данная статья затрат попадает под пристальное внимание собственников бизнеса.

К командировочным расходам относят:

• расходы на проезд и проживание;
• расходы на питание;
• представительские расходы и прочие.

Чаще всего основной целью командировки является проведение переговоров с целью расширения рынков сбыта, получение преимущества по поставкам товаров или оборудования, привлечение дополнительных средств для финансирования текущей или инвестиционной деятельности. Поэтому одна из задач, стоящая перед финансистами при оптимизации данного вида расходов, заключается в том, чтобы оптимизировать расходы, не снизив эффективность работы остальных подразделений компании.

Первым шагом к началу оптимизации расходов будет проведение всестороннего анализа структуры командировочных затрат: видов расходов, сроков возникновения, целей командировок.

Очень часто большой удельный вес занимают расходы на проживание в гостиницах высокого класса. Целесообразно в данной ситуации разработать систему нормирования расходов на проживание, определить, какие сотрудники могут размещаться в номерах люкс, какие в апартаментах попроще.

С целью оптимизации расходов на трансферт следует также ранжировать сотрудников по классам билетов. Кроме того, стоит принять внутренний нормативный акт, регламентирующий сроки планирования командировок. Очень часто транспортные расходы завышены из-за того, что билеты покупаются в последний момент, и нет времени выбрать из нескольких вариантов переезда. Для того чтобы избежать превышения расходов, также целесообразно поручить всю работу по заказу билетов, бронированию мест в гостинице одному подразделению, например, секретариату, тогда, во-первых, будет создана база перевозчиков и гостиниц, а во-вторых, появится возможность заключения договоров на оказание пакета услуг, что тоже позволит сэкономить.

Следующим элементом оптимизации расходов являются затраты, связанные с проведением встреч и переговоров. Данную статью расходов можно оптимизировать по двум направлениям.

• Определить лимиты расходования каждой категории работников.
• Перевести часть встреч в более официальную обстановку, организовав в офисе переговорные или проводя их на территории партнеров.

Помимо вышеперечисленных мероприятий, необходимо в целом по организации изменить подход к планированию командировок. Необходимо подготовить бюджеты по каждому подразделению с возможностью их пересмотра в течение года, определить лимиты расходования в соответствии с должностями и целями командировки, разработать регламент направления сотрудников в командировки, чтобы была возможность начать подготовку к предстоящей поездке хотя бы за две недели до встречи.